英語の電話対応に困らない！ビジネスで使えるフレーズ・例文集

「英語で電話対応をするのが不安」
「突然英語で話しかけられて焦ってしまった」

そんな経験はありませんか？

電話対応は、顔が見えない相手と声だけでやり取りをするため、英語力だけでなくビジネスマナーや適切な表現も求められます。

この記事では、英語での電話対応に自信を持つために、ビジネスシーンで使えるフレーズや例文をご紹介します。

英語での電話対応が必要になるケースとは

英語での電話対応は、全ての人に必須というわけではありません。

しかし、以下のようなケースに当てはまる場合は、対応できるよう準備しておくことをおすすめします。

• 外資系企業で働いている
• 海外の顧客とやりとりがある
• 将来的に海外展開を予定している
• 他社との差別化を図りたい

それぞれのケースについて詳しくみていきましょう。

外資系企業で働いている

外資系企業では、取引先や顧客に外国人が多く、電話対応も英語が基本になるケースが少なくありません。

また、「外資系企業＝英語で対応してもらえる」という前提で連絡してくる相手も多いため、スムーズな英語対応が求められます。

そのため、問い合わせに対応できる英語力に加え、電話ならではのコミュニケーションスキルを身につけておくことが重要です。

海外の顧客とやりとりがある

海外の顧客であっても、企業にとって大切な取引先であることに変わりはありません。

日本の顧客と同様に、丁寧で失礼のない電話対応を行うためにも、英語での対応ができるよう準備しておくことが重要です。

また、フレンドリーな印象だけでなく、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いやマナーを意識することで、信頼関係の構築につながります。

将来的に海外展開を予定している

今後、海外への事業展開を考えている場合、取引先や現地スタッフとのやり取りで英語の電話対応が必要になる場面が増えていきます。

英語で対応ができないと、情報共有の行き違いや連絡ミスが起こりやすく、業務の遅れにつながる可能性もあります。

海外展開を円滑に進めるためにも、英語での電話対応を事前に身につけておくことが重要です。

他社との差別化を図りたい

電話での電話対応を可能にすることは、企業の強みとなり、他社との差別化につながります。

グローバル化が進む一方で、英語の電話対応ができる体制を整えている企業はまだ多くありません。

だからこそ、英語対応ができる社員を配置することで、顧客満足度の向上や競争優位の確率が期待できるでしょう。

英語で電話に出る時の基本フレーズ・例文

電話対応で使える英語表現をあらかじめ覚えておけば、突然英語で話しかけられても落ち着いて対応できます。

この章では、電話に出てから切るまでの「受電」の流れに沿って、ビジネスシーンで使える英語フレーズや例文をご紹介します。

電話に出る

英語で電話に出る際は、日本語と同様に、社名と名前を明るくはっきり伝えましょう。

そのあとに用件を尋ねることで、スムーズなやり取りができます・

※「How can I help you?」も使えますが「May I help you?」の方がより丁寧な印象です。

相手の名前を聞く

相手が名乗らない、または聞き取れなかった場合は、必ずこちらから名前を確認しましょう。

聞き取れなかった時は、丁寧にお詫びして聞き直すと安心です。

担当者を確認する

要件を聞いたら、誰宛の電話なのかを確認します。

同じ名前の社員が複数いる場合は、部署などを確認するとスムーズです。

なお自分宛の電話だった場合は次のように返します。

担当者に取り次ぐ

担当者を確認したら、ひと言添えてから保留にし、電話を取り次ぎます。

何も言わずに保留にするのは失礼にあたるため注意しましょう。

担当者が不在・離席している場合の対応

担当者がすぐに対応できない場合は、文の最初に「I’m sorry」や「I’m afraid」を添えて、不在であることを丁寧に伝えましょう。

あわせて、次の一言を添えると、より親切な印象になります。

電話を切る

電話を終える際は、感謝を伝えたうえで、他に要件がないかを確認すると好印象です。

最後にひと言挨拶を添えると、丁寧に電話を終えられます。

英語で電話をかける時の基本フレーズ・例文

英語で電話をかける場面でも、よく使う表現を事前に覚えておけば、落ち着いて対応できます。

この章では、架電時に役立つ英語のフレーズや例文を紹介します。

社名と名前を名乗る

相手が名乗ったら、社名と名前を伝え、続けて電話の目的を簡潔に述べます。

担当者に取り次いでもらう

担当者を指名する場合は、次のように伝えます。

架電時は、必要に応じてフルネームを伝えると、相手が特定しやすくなります。

担当者が不在の場合の対応

担当者が不在の時は、伝言を依頼するか、改めてかけ直す旨を伝えます。

かけ直す場合は、戻る時間を確認しておくとスムーズです。

電話を切る

電話を終える際は、次のアクションを伝えたうえで、感謝の言葉を添えて締めます。

英語の留守電で使える基本フレーズ・例文

電話がつながらず留守電になることも多いため、メッセージを残す際の英語表現を覚えておくと安心です。

この章では、英語の留守電で使える基本フレーズや例文を紹介します。

社名と名前を名乗る

留守電では、まず社名と名前を名乗り、誰宛の電話かをはっきり伝えます。

要件の概要を伝える

留守電では、要件を結論から簡潔に伝えることが大切です。

折り返しを依頼する

折り返し連絡を希望する場合は、連絡先と対応可能な時間帯を簡潔に伝えましょう。

電話を切る

最後は、メッセージの締めとして一言添えて電話を切りましょう。

締めの言葉がないと、留守電が途中で終わったように感じさせてしまうためです。

電話対応で困った時に使える英語フレーズ

電話応対では、聞き取れなかったり、間違い電話だったりと、想定外の場面に出くわすこともあります。

ここでは、対応に迷った時に役立つ英語表現を、ケース別に紹介します。

聞き取れなかった時

相手の声が聞き取りにくい場合は、無理に話を進めず、丁寧に聞き返しましょう。

「聞こえません」と直接言うのではなく、柔らかい表現を使うのがポイントです。

内容が理解できない場合

英語の内容が十分に理解できない時は、無理に対応せず、英語対応ができる担当者に引き継ぎましょう。

その際は、いきなり代わらず、一言伝えてから取り次ぐのがマナーです。

間違い電話だった時

間違い電話の場合は、無言で切らず、簡単に伝えるのがマナーです。

※こちらからかけ間違えた場合

電話が切れてしまった場合

通話中に電波状況や操作ミスで電話が切れてしまうことがあります。

その場合は、かけた側からすぐにかけ直し、切断されたことをひと言伝えましょう。

短期語学留学で実践的な英語力を伸ばすのも一つの方法

英語での電話対応に不安がある場合、短期語学留学で実践的な英語力を身につけるのも有効です。

現地では英語の会話が日常的に求められるため、聞き取り力や、とっさに対応する力を鍛えられます。

机上の学習に加えて、実際に英語を使う環境に身を置くことで、電話対応に対する苦手意識の軽減にもつながるでしょう。

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まとめ

英語での電話対応は、よく使われるフレーズや流れを押さえておくだけでも、落ち着いて対応しやすくなります。

顔の見えない相手と声だけでやり取りする電話は難しく感じがちですが、事前準備と練習を重ねることで、少しずつ自信がついていくはずです。

もし英語の電話対応に強い不安やストレスを感じている場合は、英語に触れる時間を増やすことも一つの方法です。

本記事で紹介したフレーズを声に出して練習したり、同僚とロールプレイを行ったりしながら、実践的な英語力を身につけていきましょう。